5 choses à prendre en compte lors de vos réunions virtuelles

Le saviez vous ?

Selon le Baromètre Télétravail, fin 2021, 38% des salariés en France pratiquaient le télétravail. Toutes les études s’accordent également à dire que cette part ne fera qu’augmenter dans les années à venir.

Avec l’arrivée du Covid-19 et des confinements successifs, le télétravail s’est imposé au sein de nombreuses entreprises partout dans le monde. Les réunions, autrefois en présentiel, ont dû se dérouler sur des plateformes virtuelles. On constate aujourd’hui que cette manière de faire est resté et a séduit les travailleurs. En effet, bien qu’un retour à la normale se profile, près de la moitié des salariés français souhaitent travailler en mode hybride. Les réunions à distance se font maintenant sur diverses plateformes dédiées telles que Zoom, Teams, Google Meet, etc. Ces outils de qualité ont fait leurs preuves et permettent aux professionnels de rester connectés. Elles sont d’autant plus pratiques lors des réunions d’affaires avec des partenaires étrangers. D’après une récente étude menée sur des voyageurs d’affaires français, la Chaire Pégase prévoit un recul durable du voyage d’affaires au profit de la communication virtuelle.

Quels avantages ?

Les avantages sont donc nombreux, car il n’y a plus besoin de prendre l’avion, de se déplacer et de subir le décalage horaire.

Ces plateformes présentent aussi des avantages par rapport à de simples appels téléphoniques, puisque l’on peut voir son interlocuteur ou partager son écran. Cependant, les différences avec le présentiel sont multiples et peuvent être source de nuisances, notamment lorsque les problèmes techniques s’en mêlent, que nos mouvements sont restreints ou que trop de personnes essaient de s’exprimer en même temps.

En outre, les réunions virtuelles peuvent se révéler déstabilisantes. Doit-on appliquer toutes les règles implicites d’une réunion ? Dans un contexte d’affaires internationales, les choses se compliquent davantage. Comment tenir compte des signes non-verbaux, puisque certaines cultures communiquent essentiellement par ce biais-là ? Comment prendre en compte toutes les orientations culturelles sur un appel visio ? Sur quel horaire doit-on se synchroniser ?

L’étiquette virtuelle est-elle la même partout ?

Voici donc un résumé des 5 choses à prendre en compte lors de vos réunions virtuelles :

1 : L'ENVIRONNEMENT

Lors des différents confinements, les anecdotes de moments embarrassants lors des réunions professionnelles se sont multipliées sur les réseaux sociaux. Certains se levaient pour dévoiler des bas de pyjama, d’autres étaient interrompus par leurs enfants, etc. Si ces histoires sont amusantes, elles peuvent occasionner de la gêne pour tous les participants et mettre en danger vos relations d’affaires avec vos clients ou partenaires. Pour conserver votre crédibilité lors de visioconférences, il faut prendre en compte certains éléments. Tout d’abord, faites attention à la luminosité dans la pièce où vous vous trouvez. Rien n’est plus désagréable que de ne pas voir son interlocuteur en contrejour. Prévoyez, par exemple, de tourner votre bureau à midi si la lumière a tendance à entrer directement. Ne laissez pas derrière vous des affiches ou objets personnels et évitez de montrer le décor de votre salle de bain. Il est préférable, lors une réunion d’affaires avec des partenaires ou clients, d’être contre un fond neutre et uni ou d’activer le floutage d’arrière-plan. Les bruits de fond peuvent aussi perturber le déroulement de la réunion et nuire à la pertinence du message que vous tentez de transmettre. Installez-vous seul dans une pièce où vous ne serez pas dérangé. Finalement, il est toujours préférable de respecter le code vestimentaire que vous auriez normalement adopté en présentiel. Tous ces éléments contribuent à garder un cadre professionnel et à maintenir votre crédibilité.

2 : Le fuseau horaire

Être capable de réunir ses collègues ou homologues du monde entier sur une seule plateforme, tout en restant dans ses pays respectifs présente des avantages certains. Cependant, cela amène aussi son lot de défis. En effet, comment gérer les différents fuseaux horaires ? Comment rassembler tout le monde à des horaires de travail décents ? Il faut donc essayer de trouver une solution qui arrange tout le monde. Par exemple, si vos collaborateurs se connectent depuis le Canada, l’Australie et l’Angleterre, il faudra peut-être opter pour 12h GMT. Si plusieurs réunions sont prévues, essayez d’alterner pour contenter tout le monde.

Prenez garde, on retrouve parfois plusieurs fuseaux horaires dans un même pays. Les États-Unis, par exemple, sont découpés en 4 fuseaux horaires, voire 6 lorsque l’on compte Hawaï et l’Alaska.

Ainsi, lorsqu’il est 8h à Chicago, il est 6h à Los Angeles et 3h à Honolulu.

Pour que tout se passe au mieux lors de la planification de la réunion, et que vous ne mélangiez pas les heures, misez sur les applications qui «traduisent» directement les fuseaux horaires à partir du vôtre. Cela évitera donc frustrations et absences non voulues.

3 : LES problèmes techniques

Beaucoup l’ont déjà vécu en réunion : un micro qui ne fonctionne soudain plus, une caméra qui se brouille, un powerpoint que l’on n’arrive plus à partager, la connexion qui fait des siennes ou encore des personnes qui n’arrivent pas à se connecter. Une seule solution : la préparation en amont de votre réunion. Préparez tous vos supports à l’avance et prévoyez un plan B en cas de problème. La plateforme ne fonctionne plus ? Au lieu de tenter pendant 30 minutes de régler les paramètres, ayez un lien fonctionnel sur un autre logiciel prêt à être transmis à vos collaborateurs. La connexion internet vous lâche ? Passez directement au partage de connexion.

Transmettez à vos équipes un protocole de secours en cas de problèmes techniques, pour que ceux-ci puissent être dépassés rapidement avec le moins de désagréments possible. Au-delà de tout ça, si les réunions à distance font partie intégrante de votre mode de travail, il est nécessaire d’investir dans du matériel de qualité pour gagner en efficacité. Malgré toutes ces précautions, des éléments peuvent rester hors de votre contrôle. Il est donc important, à la fin de chaque réunion, de prévoir un suivi et d’envoyer un compte rendu.

4 : le langage non-verbale

Le langage non-verbal est un élément essentiel à prendre en compte lors des échanges. Au cours d’une réunion d’affaires on se repose souvent inconsciemment sur des signaux subtils tels que les expressions du visage, les gestes ou la posture pour comprendre le sens des mots ou capter la positivité ou la négativité. Le contact visuel est aussi un bon indicateur du degré d’engagement de vos partenaires. Certains gestes permettent également de capter l’attention de vos interlocuteurs. Pourtant, pendant une réunion virtuelle, beaucoup de signaux ne passent plus, ce qui a pu causer une grande fatigue chez certains professionnels, ainsi que des erreurs de compréhension ou même le sentiment d’être ignoré. Cela est d’autant plus vrai lorsque nous sommes en réunion virtuelle avec d’autres cultures.

Par exemple, certaines cultures du Moyen-Orient s’appuient en grande partie sur la communication non-verbale pour transmettre leur message. Au contraire, certaines cultures asiatiques préfèrent montrer un visage neutre durant les réunions.

Comment faire attention à tous signaux, comment développer une bonne communication ?

Voir l’article: L’importance de la communication non-verbale dans un contexte interculturel

Veillez à ne pas prévoir des réunions avec trop de personnes, où il est impossible de faire attention à tout le monde.

Enfin, n’hésitez pas à poser des questions pour vous assurer de la bonne compréhension des objectifs.

5 : l'aspect interculturel

Négliger les différences culturelles lors d’une réunion d’affaires virtuelle peut gravement nuire à la bonne communication et à la productivité du projet. Il est donc important de garder une certaine ouverture d’esprit et d’être prêt à s’adapter.

Par exemple, lors d’une réunion virtuelle entre une équipe indienne et une équipe américaine, si personne ne prend en compte les spécificités de communication des autres, les deux parties seront frustrées. En effet, les Américains auront plutôt tendance à ne parler que business, et à s’exprimer davantage que les Indiens. Ceux-ci communiquent en effet de manière indirecte et ont besoin de développer une relation avec leurs collègues. Ils pourront alors paraître en retrait par rapport à leurs homologues américains.

Il est facile d’oublier les codes à distance et de penser que nous partageons tous la même étiquette virtuelle. Comme évoqué précédemment, limitez le nombre de personnes pour que tout le monde se sente inclus, restez attentif et développez votre intelligence culturelle. Pour une meilleure communication, veillez à ne pas interrompre vos collaborateurs, voire à mettre votre micro en sourdine lorsque quelqu’un d’autre prend la parole.

EN résumé

Organiser des réunions à distance représente donc un véritable challenge, notamment lorsque les équipes sont éparpillées dans le monde entier. Cela exige nécessairement une certaine adaptabilité et une prise en compte de la dimension interculturelle, même virtuellement. Envie d’exporter et de collaborer avec un réseau basé à l’international ? Les plateformes de communication à distance représentent un gain de temps et d’argent non négligeable, et peuvent vous aider dans votre stratégie internationale. Cependant, cela demande également de la préparation en amont, pour que vos réunions se passent au mieux.

Chez CBCI, nous maîtrisons les outils de communication virtuelle, que nous avons pu consolider durant la pandémie. Nous organisons des réunions avec nos partenaires à l’international, et prospectons pour votre entreprise dans plusieurs pays, notamment sur Zoom.

Nous participons et proposons également des webinaires de formation en ligne.

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